Työpaja

Kun alustavat tavoitteet on määritetty ja kehitettävä palvelu valittu, järjestetään Kohti palveluita –työpaja. Työpajan järjestäminen sujuu hyvin, kunhan esityöt on tehty huolellisesti.

Työpajan tavoite

Työpajan tavoitteena on kirkastaa kehitettävän palvelun keskeinen sisältö ja sen toteuttamiseksi vaaditut toimenpiteet. Työpajan pohjalta kootaan kehittämissuunnitelma.

Työpajan vetäjä

Työpajan vetäjä voi olla yrityksen sisältä tai ulkopuolinen henkilö, joka tuntee yrityksen riittävän hyvin. Olennaista on, että henkilö on aiheeseen hyvin perehtynyt ja tuntee vastuuta koko prosessista. Ideaalitilanne olisi, että itse työpajassa vetäjiä on kaksi, tai että varsinaisella vetäjällä on avustaja, joka huolehtii esimerkiksi muistiinpanojen tekemisestä työpajassa ja auttaa työpajasta syntyvän raportin koostamisessa. Mikäli avustajaa ole, täytyy työpajan vetäjän valmistautua etukäteen erityisen huolella.

Osallistujat

Työpajan kutsuu koolle ja organisoi työpajan vetäjä. Työpajaan osallistuvat samat tai osittain samat henkilöt, jotka tekivät ennakkotehtävät. Olennaista on tunnistaa edellisessä vaiheessa tunnistetut, kyseisen palvelun kannalta keskeiset henkilöt. Järkevä osallistujen määrä vaihtelee yrityksen koosta riippuen. Yli seitsemän hengen ryhmässä keskustelu helposti kärsii. Työpajan ensisijaisena tarkoituksena on kerätä tietoa palvelukehitystä ja –tuotteistamista varten. Siksi paikalla on hyvä olla henkilö, joka kirjaa ylös keskeiset asiat keskusteluista. Keskustelut voidaan myös nauhoittaa.

Työpajamateriaali

Työpajamateriaaliin on syytä tutustua huolella etukäteen, ja muokata se vastaamaan yrityksen tarpeita. Työpajassa on viisi osaa: tarjooma, rahoitus, henkilöstöjohtaminen, asiakkuuksien johtaminen sekä kokonaisuus ja suunnitelma, joihin kaikkiin löytyy omat diansa työpajamateriaalista. Jotkut osat vaativat syvällisempää aiheeseen perehtymistä, mikäli ne eivät ole ennestään kovin tuttuja työpajan vetäjälle. Materiaalia ei lähetetä osallistujille etukäteen.

Työpajan järjestelyt ja välineet

Työpajan sopiva pituus on noin 3-4 tuntia. On hyvä pitää välillä pieniä taukoja ja varata jotain pientä syötävää tarjolle.

Mukaan työpajaan tarvitaan:

• tulostettu työpajamateriaali osallistujille jaettavaksi
• muistiinpanovälineet tai väline, jolla keskustelut nauhoitetaan
• tuostettu tai piirretty arvokarttapohja (Value Proposition Canvas).
  Malli karttaa varten löytyy esimerkiksi työpajamateriaalin diasta numero 10.
• kyniä ja post-it-lappuja.

Eteneminen työpajassa

Käytännön eteneminen työpajassa tapahtuu vetäjän johtamana ja työpajamateriaalin avulla. Työpajan vetäjän rooli on paitsi fasilitoida, myös varmistaa, että asioita käsitellään riittävän monipuolisesti ja syvällisesti.

Työpajassa käydään läpi viisi eri osiota. Löydät osiot alta.